Inrichten van de administratie

Het inrichten van de administratie

In mijn vorige blogs heb ik het gehad over het bewerken van foto’s en het maken van een blog of website, maar hoe zit het met de administratie? Het goed inrichten van de administratie is ontzettend belangrijk. Hoe doe je dat en waar moet je op letten?

Onderdelen van een goede administratie

Bij de start van een bedrijf zal je in het begin waarschijnlijk niet veel geld ontvangen en wel uitgeven. Daarvoor heb je een geschikte rekening nodig, dus je zal een zakelijke bankrekening moeten openen. Om dit te kunnen doen, heb je een KvK-nummer nodig. Je kunt namelijk geen zakelijke rekening opnemen zonder een inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Op de website van de Kamer van Koophandel vind je veel informatie over wanneer je je moet inschrijven bij de KvK. Lees de informatie goed door, want het kan best zijn dat je geen officieel bedrijf bent. Als je bijv. geen producten en diensten gaat verkopen, dan kan het best zijn dat het niet hoeft. Je hebt dan ook geen zakelijke bankrekening nodig. De criteria wordt duidelijk omschreven op deze pagina. Beoordeel dus eerst jouw situatie, voordat je je inschrijft bij de KvK.

Als je toch gezien wordt als ondernemer, dan schrijf je jouw bedrijf in bij de Kamer van Koophandel. Een aantal onderdelen is belangrijk vooraf te bepalen:

  • Bedrijfsnaam
  • Bedrijfsomschrijving: de activiteiten die je gaat doen
  • Rechtsvorm
  • In welke branche je gaat ondernemen
  • Controle van de UBO’s, de uiteindelijke belanghebbenden, en of je deze moet inschrijven.

Op deze pagina kun je meer informatie vinden over wat er nodig is. Je moet onder andere ook langs de Kamer van Koophandel om de inschrijving definitief te maken.

Verschillende rechtsvormen

Er zijn nogal wat rechtsvormen waar je uit kunt kiezen. Als je zonder zakenpartners een bedrijf begint, dan wordt er vaak voor een eenmanszaak gekozen. Dit hoeft natuurlijk niet zo te zijn. Als je met iemand anders een bedrijf opricht dan is wellicht een vennootschap onder firma (vof) beter. Gelukkig staat er op de website van de Kamer van Koophandel veel informatie. Je kunt ze ook altijd bellen voor advies en ze hebben zelfs een KvK Startersdag. Als je vrienden hebt die al een eigen bedrijf hebben, vraag dan hoe zij het hebben gedaan. Hoe meer informatie, hoe beter zodat je de juiste keuze kunt maken.

Belastingdienst

Daar heb je ze, de Belastingdienst. Na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel worden jouw bedrijfsgegevens automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Je hoeft dat dus niet zelf te doen. Binnen twee weken krijg je bericht van de Belastingdienst over jouw aanmelding. Voor het maken van facturen moet je een KvK-nummer en btw-nummer hebben. Het is dan ook fijn dat de Belastingdienst automatisch wordt geïnformeerd. Scheelt weer een extra stap.

Zakelijke rekening

De Kamer van Koophandel website heeft ook informatie over het openen van een zakelijke rekening. Op deze pagina is een overzicht hoe het werkt en wat er nodig is. Er zijn veel aanbieders en let vooral op de kosten, hier zit nogal verschil in.

Wel of geen boekhoudprogramma gebruiken voor de administratie?

Als ondernemer ben je verplicht je administratie op orde te hebben. Je moet de administratie 7 tot 10 jaar bewaren. Een goede inrichting is dan ook essentieel. Hoeveel verstand heb je van boekhouden en facturen maken en wil je het zelf doen of uitbesteden?

Toen we met het bedrijf startten had ik gelukkig al enige ervaring in het beheren van de administratie en boekhouden. Dat hielp in onze keuze om een boekhoudsysteem te gaan gebruiken. Na een lange zoektocht hebben we gekozen voor eBoekhouden. Het is een online tool en ze bieden veel ondersteuning bij het leren van boekhouden. Ze hebben zelfs een pagina voor starters met een stappenplan en ze bieden een gratis cursus boekhouden aan. Ook staan er diverse video’s op hun website en een online handboek.

Als je het niet zelf wilt doen, dan raad ik vooral aan om in jouw directe omgeving te zoeken naar een geschikt administratie- of accountantskantoor. Je wilt namelijk niet dat ze te ver weg zitten. Er zijn diverse bedrijven die zich richten op starters, wat helpt in het kostenplaatje. Als je namelijk nog niet veel omzet draait, dan wil je niet ontzettend veel geld kwijt zijn aan jouw administratie.

Het verschil tussen een administratiekantoor en accountantskantoor is dat een administratiekantoor jouw administratie verwekt, waarbij het accountantskantoor zich richt op het controleren en samenstellen van de jaarrekening. Er zijn bedrijven die dit allebei doen. Als je dat dus graag wilt, zoek dan naar een kantoor die beide diensten aanbiedt.

Conclusie

Je moet een hoop regelen bij het starten van een bedrijf, en al helemaal op het gebied van de administratie. Neem dus de tijd om dit vooraf goed te onderzoeken hoe je het wilt opzetten. Zo voorkom je fouten en dat je tussendoor wijzigingen moet doorvoeren, terwijl je je wilt richten op het groeien van jouw bedrijf.

Benieuwd hoe wij op het idee gekomen zijn om een eigen bedrijf te beginnen? Lees er meer over in mijn blog. Heb je ook al een eigen bedrijf en hoe heb je het ingericht? Maak je ook gebruik en eBoekhouden of een andere online tool? Deel dit gerust in een reactie hieronder.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *